În momentul în care doriți să lucrați, să stați mai mult de 183 de zile în Regatul Spaniei sau să obțineți rezidență, aveți de trecut câteva etape. Pentru că România este membră a Uniunii Europene, aceste etape nu sunt dificile, dar pot exista nenumărate amânări ale autorităților sau chiar respingeri ale cererilor depuse, daca nu aveți tóate actele necesare pregătite.
Cele două elemente inițiale sunt Empadronamiento și NIE alb.
Empadronamiento
Empadronamiento (înregistrarea în evidențele primăriei) arată autorităților spaniole că aveți unde să locuiți, o adresă oficială de reședință. Practic, toate acele acte pe care este nevoie să le depuneți la sediul teritorial al poliției pentru străini (extranjeria) de care aparțineți, trebuie să demonstreze că aveți unde locui și că vă puteți întreține pe dumneavoastră și familia, dacă este cazul. Empadronamiento se obține de la primăria localității unde aveți adresa la care locuiți. La primarii funcționează programările online sau la sediu, unde se eliberează un tichet cu număr de ordine și codul tipului de serviciu dorit. Aveți în vedere că de multe ori serviciile de empadronamiento se afla în alte sedii ale primăriilor decât cele centrale.
Pentru a obține empadronamiento aveți nevoie de următoarele acte :
– Actul de identitate romanesc – pașaport sau carte de identitate
– Certificatele de naștere ale copiilor minori care vor fi empadronați
– Contractul de proprietate sau – după caz – contractul de chirie .
– Pentru luarea în spatiu este necesara confirmarea proprietarului, în cazul în care aveți contract de chirie sau a titlularului contractului de chirie, în cazul în care acesta vă ia în spatiu .
– Ținând cont că empadronamiento se obține la primărie, cerințele sunt diferite de la o zonă la alta; în mod normal pentru luarea în spațiu este suficientă declarația titularului de contract de chirie sau a proprietarului în cazul chiriașului, împreună cu actele de identitate și cele de închiriere sau proprietate.
În general, în cazul familiilor, atunci când se solicită pentru prima dată empadronamiento, este necesară prezența tuturor membrilor familiei la primărie.
Când este necesar Empadronamiento pentru alte acte, se solicita Empadronamiento actualizat. În general autoritățile cer ca empadronamiento să fie confirmat cu nu mai mult de trei luni în urmă. Pentru confirmare este aceeași procedură de programare, doar că în general sunt suficiente actele de identitate, pentru că restul datelor există deja în rețeaua electronic a primăriei. Unele primării solicită și contractele de casă sau închiriere din nou.
Chiar dacă nu aveți acte de eliberat pentru care să vi se solicite confirmarea actualizata a empadronamiento, este important să îl reconfirmați periodic, macar o dată la doi ani. Empadronamiento este important pentru cei care doresc să li se calculeze cei 10 ani până când au posibilitatea să obțină cetățenia spaniolă. Au existat multe situații în care, în lipsa unui Empadronamiento actualizat, s-a considerat că persoana respectivă nu a mai locuit în Spania. Sederea poate fi demonstrată prin facturi plătite, contracte de chirie și alte documente dar este mult mai complicat decât actualizarea periodică a empadronamiento-ului.Unele ăsolicita prin scrisoare transmisă la adresa de domiciliu reconfirmarea Empadronamento-ului și a adresei de rezidență.
NIE alb
Sunt multe informații contradictorii și eronate despre necesitatea obținerii numărului NIE.
În primul rand NIE – Numero de Identificacion Etranjero, Numărul de Identificare pentru Străini – este un fel de CNP prin care autoritățile spaniole identifică străinii care sunt pe teritoriul Spaniei, au proprietăți, lucrează temporar sau au alte contacte cu autoritățile spaniole.
Numărul NIE vă dă posibilitatea să plătiți taxe pentru o proprietate, să aveți asigurări sociale, să lucrați, acoperă practic toate tipurile de relații cu autoritățile din Spania, urmând a diferenția mai jos NIE alb de NIE verde, de rezidență.
Ca o paranteză, în mod normal nu ar trebui să vi se solicite existența NIE pentru semnarea unui contract de muncă în Spania, pentru că vă aflați sub acoperirea reglementărilor Uniunii Europene, care garantează mobilitatea forței de muncă, a capitalurilor și a persoanelor în interiorul U.E. Totuși, după ce se semnează un contract de muncă, sunt necesare plăți pentru securitate socială, asigurări medicale și alte acte care se întocmesc ulterior, iar pentru toate acestea este nevoie de numărul de identificare NIE. De aceea, a devenit o cutumă să se solicite de către angajatori numărul NIE pentru angajare, desi în mod normal nu aveți nevoie de el în prima fază a angajării, ca în orice țară a Uniunii Europene.
O altă discuție generală despre NIE este despre valabilitatea acestuia. Da, este adevărat că numărul NIE , ca și CNP- ul românesc rămâne același pentru toată viața, indiferent că persoana respectivă mai rămâne în Spania sau nu. Atunci când completați cererea de acordare, dacă veți citi toate rubricile, scrie clar că opțiunea pentru care puteți solicita NIE verde este de 5 ani. După aceea trebuie actualizat și va devine permanent. Valabilitatea NIE alb este de 3 luni și nu atestă rezidența în Spania. În cazul în cazul în care a fost obținut prin intermediul consulatelor Regatului Spaniei , trebuie reconfirmat ulterior după cele trei luni pe teritoriul spaniol, la sediul teritorial al oficiilor pentru străini din cadrul poliției.
NIE alb se poate obține prin programare online la poliția spaniolă, biroul regional pentru străini, dar și prin intermediul Ambasadei Spaniei la București. Programarea se face online, în funcție de zona în care vă aflați, astfel că link-urile diferă de la o comunitate la alta.
Într-o comunitate, sunt în general trei sau patru sedii ale poliției care au birou de “extranjeria” ( pentru străini).
Sunt perioade în care programarea – “cita previa “– se găsește destul de greu, astfel că de multe ori se aplează la “gestori” care știu când e mai ușor de realizat programarea, adică orele și zilele în care este mai liber site-ul.
În general se obține “cita previa” (programarea), cam după 3-4 săptămâni. Pentru a pregăti toate actele, cu programare inclusă, un “gestor” poate avea tarife de 30 la 75 de euro. În toate zonele din Spania exista gestori români, în cazul în care nu stăpâniți încă bine limba spaniolă.
NIE alb îl puteți obține și singuri. După cita previa ( programarea) pe site -ul extranjeriei de care aparțineți, trebuie descărcate de pe site formularele Tasa 790 și Ex15. Primul este formularul de taxă – taxa este în momentul redactării ghidului de 9, 84 euro – iar al doilea reprezintă solicitarea pentru NIE.
Taxa se plătește prin bancă, pentru a obține confirmarea de plată, confirmare pe care trebuie să o aveți în original la programarea de la poliție. La fel, în copie și original actele de identitate – eventual și certificate de naștere – cererea completată și Empadronamiento. Pentru familie este nevoie și de alte documente care să arate faptul că este vorba de familie, de la certificatul de căsătorie cu apostila de la Haga tradus și legalizat (https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Documents/TraductoresEinterpretes/LISTA_TRADUCTORES_INTERPRETES_JURADOS.PDF )sau empadronamiento colectiv, care arată că locuiți împreună. De reținut este faptul că pentru a evita formalitățile legate de apostilare și traducere a certificatelor de naștere/căsătorie, puteți prezenta certificate multilingve, care se obțin de la primăria de domiciliu din România ( sau prin consulatele României) și nu trebuie nici apostilate, nici traduse.
Un element important aici – pe care nu îl prea întâlnim în Romania – este acela că este posibil să vi se solicite livretul de familie și mai ales confirmarea, pe modelul empadronamiento și NIE , a certificatului de căsătorie. Confirmarea se poate obține la consulatele României , gratuit dar necesită un alt timp de programare de care trebuie să țineți cont.
Este bine să consultați măcar un gestor român, pentru că exigențele diferă de multe ori de la o extranjerie la alta, dar în general acestea sunt documentele de bază. Țineți cont că este nevoie să aveți la programare nu doar copii după documente ci și actele în original, pentru a fi confruntate cu copia.
Motivele pentru care puteți cere NIE alb sunt în general: cumpărarea unei proprietăți în Spania sau reîntregirea familiei, când aveți celelalte rude rezidente pe teritoriul spaniel sau deschiderea unei firme. NIE este important, chiar și cel alb, pentru deschiderea unui cont bancar sau încheierea unor asigurări. NIE alb implică taxe de administrare aproximativ duble pentru un cont bancar în calitate de nerezident. Cu NIE verde taxele sunt mai mici, la fel și operațiunea de deschidere a unui cont mai ușoară.
Numărul de NIE – așa cum scriam mai sus – rămâne același pe viață, el nu se schimbă. Când aveți însă de încheiat anumite acte, notarii sau autoritățile vă pot solicita confirmarea în ultimele trei luni a valabilității NIE, similar cu reconfirmarea empadronamiento.
Reconfirmarea nu se mai solicită în aceste cazuri, dacă aveți NIE verde.
Este de reținut că pentru NIE alb ( hârtia e în sine de format A4– practic confirmarea sau reconfirmarea numărului de NIE) nu atestă rezidența în Spania și are are valoare de legitimare decât însoțită de un act de identitate, pașaport sau carte de identitate. În unele cazuri se acceptă și carnetul de conducere dacă este spaniol, pentru că el conține numărul de NIE și are fotografie pentru identificare. Se aplica frecvent amenzi în cazul persoanelor care nu au actele de indentitate la ele și oricum este indicat să le aveți în permanență.
Pot exista variații ale solicitărilor autorităților în funcție de zonă. De exemplu, există autorități în sudul Spaniei care solicită inclusiv un precontract de vânzare-cumpărare pentru a demonstra intenția reală de cumpărare a unui apartament, nu este suficient doar să vă declarați intenția.
Este important să nu greșiți actele când vă prezentați la obținerea NIE. Cel mai simplu vi se poate amâna termenul pentru a completa dosarul cu alte documente oficiale sau solicitate expres de extranjeria respectivă. Există și cazuri – în special la solicitarea NIE alb din țară, prin intermediul Ambasadei Spaniei la BUcurești, care le transmite tot poliției spaniole – în care solicitarea este respinsă. În acest caz, vă va fi mai greu să obțineți NIE, pentru că una dintre întrebările la care va trebui să răspundeți în timpul programării este aceea dacă ați fost respins anterior la obținerea NIE.
Atenție deci la depunerea actelor!
Cum obțineți NIE alb din România
NIE alb, pentru cei care au nevoie să stea mai mult de 6 luni pe teritoriul Spaniei, se poate obține și prin intermediul Ambasadei Regatului Spaniei la București. Durata este de aproximativ 30 de zile, dar ea nu este neapărat mai mare decât cea a unei programări la poliția spaniolă. NIE alb din țară se poate solicita conform precizărilor ambasadei, atunci când din motive întemeiate nu vă puteți deplasa în Spania.
Trebuie completate aceleași formulare din următoarele link-uri, diferă doar câteva elemente :
https://sede.policia.gob.es/portalCiudadano/sede_electronica/extranjeria/EX15.pdf
https://sede.policia.gob.es/Tasa790_012/
Aceste formulare sunt transmise apoi de către ambasadă către politia spaniolă, iar durata de răspuns oficială este minimum 30 de zile.
Atenție la câteva elemente de completare a formularelor:
– La punctul 1 și 3 din formularul Ex15 se va completa adresa din România
– Se completează în limba spaniolă motivul pentru care se solicta NIE și se bifează “Oficina consular”
– Pe formularul Tasa 790 se va completa tot adresa din România
– Taxa – de 49 de lei în momentul redactării ghidului – nu se poate plati prin bancă sau transfer online, se va plăti la ghișeul ambasadei
– Formularele se vor printa în două exemplare și semna în fața persoanei de la ghișeul ambasadei
Nu vom intra în mai multe detalii, pentru că în momentul în care veți solicita informații de la Ambasada Regatului Spaniei, veți primi un e-mail cu toți pașii necesari. Trebuie să aveți răbdare pentru că nu există personal numeros pentru această facilitate dar angajații ambasadei sunt deschiși, pozitivi și comunică foarte bine cu solicitanții.
Cum obțineți NIE verde
NIE verde (certificat de înregistrare a cetățeanului european) – certificado de registro de ciudadano de la UE este rezidența pe teritoriul Spaniei pentru cetățenii UE, act care aduce avantaje – acces la sistemul medical de exemplu – dar și obligații, acesta însemnând rezidență fiscală spaniolă și de aici atenție ce declarați, conform declarației de rentă anuală și tratatelor bilaterale de evitare a dublei impozitări între Spania și România.
Am accentuat această idee, pentru că statul spaniol este foarte atent la veniturile obținute în Spania și oriunde în lume, pe care consideră că trebuie să le declarați și taxați în Spania, indiferent că achiziționați bunuri în Spania sau în România. Asupra tratatului bilateral de evitare a dublei impozitări între cele două țări și a declarației de “renta” – declarația pentru impozitul persoanelor fizice – vom reveni într-un alt capitol al ghidului.
Cu alte cuvinte, NIE verde trebuie asumat cu toate obligațiile oficiale, mai ales fiscale, pe care le are deținătorul actului. De aceea, cei care lucrați temporar și nu aveți intenția de a deveni rezidenți spanioli – mai ales cei detașați temporar de companii românești, puteți rămâne doar cu NIE alb, dacă nu doriți să transferați plata obligațiilor fiscale către statul spaniol. Pe de altă parte, în mod firesc, autoritățile spaniole apreciază când în calitate de rezident aveți veniturile din Spania și plătiți taxele către statul spaniol.
Există multe discuții cu privire la faptul că NIE verde “pentru români” nu are fotografie. Forma și datele înscrise în NIE verde sunt aceleași pentru toți cetățenii UE, în toate statele UE, conform Directivei 38/2004 CE. Așadar, certificatele de înregistrare ale cetățenilor UE – NIE verde nu au fotografie pentru cetățenii UE, indifferent din ce stst membru provin.
NIE verde direct se poate obține pentru familie și în special pentru copii, în momentul în care unul dintre membrii familiei are rezidență deja și “vida laboral”, adică demonstrează că este angajat și poate întreține familia.
În ciuda speculațiilor cu valabilitatea NIE verde, pe versoul cererii care se depune în momentul actual pentru obținere scris clar că are este valabil pentru o perioada de 5 ani. NIE verde trebuie schimbat atunci când apar schimbări de nume ( în urma căsătoriei, divorțului,etc) sau a domiciliului. NIE verde nu se va prelungi automat pentru alt nume, ci va trebui solicitat din nou și depuse actele inițiale, inclusiv vida laboral, dovada existenței unui loc de muncă și a plăților către instituțiile statului, în principal de securitate socială. La fel se întâmplă și în cazul furtului, pierderii sau deteriorării.
Diferența principală între obținerea NIE-ului alb și a celui verde este că în cazul celui verde, de rezidență, nu îl mai puteți solicita în baza unei simple intenții, ci este necesar să arătați că vă puteți întreține, aveți venituri și ați cotizat cel puțin trei luni la securitatea socială – aceasta se demonstrează cu vida laboral.
Actele de care aveți nevoie pentru a obține NIE verde:
– modelul cererii oficiale Ex 18, care se descarcă de pe internet, în original și copie; un model explicativ în limba engleză, pentru cei care nu stăpânesc bine limba spaniolă, despre cum să completați modelul Ex 18 îl găsiți la următoarea adresa web : https://www.vivreavalencia.com/how-to-complete-the-ex-18-form-to-get-a-certificado-de-registro-de-ciudadano-de-la-ue/
– programarea tipărită, care să confirme ora și ziua, vă va fi solicitată încă de la intrarea în instituție
– original și copie pașaport valabil sau carte de identitate
– taxa plătita după modelul 790, se poate descarca de la adresa https://sede.policia.gob.es:38089/Tasa790_012/ ; este necesara dovada plății în original de la bancă, se plătește similar NIE alb prin bancă, pentru a avea confirmare și chitanță oficială
– contract de muncă înregistrat la Servicio Publico de Empleo sau alte acte echivalente de la angajator, care să arate că aveți contribuții la securitatea socială, original și copie
– dacă sunteți autonomo – lucrați pe cont propriu – este necesară vida laboral ca să arate că ați plătit asigurări sociale minim trei luni; în unele cazuri se solicită și documentul din certifcatul digital că sunteți înscris ca și cotizant la serviciile medicale și sociale; despre certificatul digital vom vorbi în paragrafele următoare, de acolo se poate descărca vida laboral; în mod firesc trebuie să demonstrați că sunteți activ ca autonomo, adică v-ați “dat de alta”, cu cel puțin trei luni înainte de programarea de la extranjerie; copie și original
– un document – eventual extras bancar – care să ateste că aveți venituri și rezerve suficiente pentru a vă întreține, inclusiv familia dacă este cazul – solicitarea acestui document și cuantumul solicitat a se găsi în cont în momentul programării diferă de la o comunitate la alta
– în cele mai multe cazuri se va solicita și empadronamiento, sau în cazul NIE verde pentru membri familiei, un empadronamiento colectiv, act care se eliberează la cerere de către primăria în raza căreia aveți locuință – pe lângă empadronamiento individual – și arată că locuiți la aceeași adresă cu membrii familiei.
Este important de verificat pe site-ul extranjeriei de care aparțineți ca zona, pentru că există diferențe la solicitarile documentelor suplimentare.
Obținerea cetificatului digital
Semnătura digitală se obține când dețineți cel puțin NIE alb și este importantă pentru că atât titularul cât și autoritățile să poată consulta o situație centralizată a evidenței relațiilor cu instituțiile statului, în principal fiscale. În semnătura digitală – practic un cont în care se găsesc toate datele personale și care se actualizează permanent de către autoritățile statului – puteți vedea ce impozite ați plătit, inclusiv pentru contractele de muncă și ce impozite mai aveți de plătit.
Ea se obține prin programare către primăria de care aparțineți sau către altă autoritate oficială desemnată în zona de reședință pentru a vă confirma identitatea, între care Hacienda, AEAT sau Seguridad Social.
Certificatul digital este practic actul de identitate digital și vă permite să mențineți legătura cu instituțiile Statului Spaniol. Certificatul digital este gratuit și poate fi solicitat de orice persoană, cetățean spaniol sau doar deținător al numărului NIE.
Se folosește pentru :
• Verificarea și lichidarea impozitelor;
• Verificarea reclamațiilor;
• Schimbarea datelor sau înscrierea în evidența populației și locuințelor (empadronamiento);
• Consultarea amenzilor de circulație;
• Consultarea și gestionarea solicitărilor de subvenții, șomaj, indemnizații sau alte ajutoare;
• Comunicarea electronică cu instituțiile statului;
• Poate fi folosită la semnarea electronică a documentelor, a înscrierilor online sau a altor formulare solicitate online
Pentru a obține semnătură digitală, aveți de parcurs patru etape principale :
– Accesați site-ul oficial pentru a urma anumiți pași : https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificado-software
– Vi se va solicita să descarcați un software, după care veți completa un formular de solicitare, iar în final primiți un cod de confirmare; codul va fi folosit atât în etapa următoare în care trebuie să vă confirmați identitatea în fața unui reprezentant al autorității, cât și la descărcarea finală a certificatului, care va fi primit sub forma unui fișier pe mailul pe care l-ați indicat în cerere.
– Confirmarea identității are loc în general la primăria de care aparțineți, tot pe bază de programare; la confirmare sau acreditare cum mai este numită, este necesar să aveți un document de identitate valabil și codul obținut în prima etapă
– În general, în termen de 24 de ore de la confirmarea identității veți primi pe e-mail fișierul pe care trebuie să îl descarcați și să îl instalați; veți folosi codul primit la solicitarea semnăturii digitale; Informații în detaliu, în limba spaniolă, puteți obține urmărind tutorialul video al autorităților : https://www.youtube.com/watch?v=p19J0TOpIks&t=17s
Exista certificate digitale pentru persoane fizice și pentru persoane juridice, pentru firme acestea fiind obligatorii în relația cu instituțiile statului.
Certificatul digital pentru persoane fizice nu este obligatoriu, dar este recomandat, fiind util și generând o relație bună și transparentă cu instituțiile statului spaniol.
Pentru a înțelege cum se inițiază o sesiune de verificare și intrare în sede digital – semnătura digitală și certificatul digital – puteți găsi mai multe tutoriale video prezentate de primării, așa cum este acesta, al primăriei din Sagunto: https://www.youtube.com/watch?v=g9nhBvPx3Os
